Преимущества «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред. 2)
Бюджетный учет всегда был сложным для автоматизации: постоянные изменения в течении года, новые требования, новая отчетность. Недаром разработчики в направлении бюджетной бухгалтерии одни из самых востребованных. Фирма “1С” давно выпускает программы для “бюджетников”. Все они были отлично приняты бухгалтерским коллективом и активно использовались.
Но в текущее время программа должна не только выполнять определенные задачи, но и быть современной, функциональной. Именно поэтому появилась новая версия конфигурации “1С:Бухгалтерия государственного учреждения (редакция 2.0)”, которая кардинально изменилась по сравнению с предыдущими версиями. Тем более с 2023 года фирма “1С” прекращает поддерживать предыдущую редакцию 1.0. Точнее базовые версии не поддерживаются со второго квартала текущего 2022 года, а ПРОФ версии будут обновляться до второго квартала 2023 года, но обновления будут лишь поддерживать изменения в законодательстве. Никаких серьезных доработок в редакции 1.0 не планируется.
Попробуем в этой статье перечислить основные изменения и преимущества новой редакции 2.0
Работа в программе через интернет
Главные изменения в программе – это возможность подключиться к базе с любого компьютера, где есть интернет. Теперь удаленная работа возможна и в бюджетном секторе.
Облачный сервис «1С:Предприятие через Интернет» (1С Фреш)
При использовании облачного сервиса 1С Фреш хранение всех данных обеспечивается фирмой «1С», а для работы потребуется только подключение к Интернету. При этом пользователю гарантируется безопасное хранение информации с полным сохранением конфиденциальности.
Одним из важных преимуществ использования облачного сервиса является то, что пользователи могут экономить ресурсы – например, на поддержку серверов, обновление программы или отслеживание версий, вызванных изменением законодательства. База в облачном сервере обновляется автоматически и Вы всегда работаете на актуальных релизах. Также необязательно закупать мощные компьютеры, так как основная нагрузка будет ложиться на облачный сервер.
«1С:Линк»
Другой вариант работы через интернет: 1С-Линк. Этот вариант предполагает, что базы находятся на Вашем сервере, а пользователи подключаются к нему и работают удаленно. Этот вариант подойдет тем, у кого в наличии имеется мощный сервер, а также необходимо дорабатывать программу.
Важно, что при использовании 1С-Линк все данные остаются серверах учреждения. При этом компьютеры сотрудников остаются «невидимыми» из сети Интернет и защищенными, а все данные, передаваемые через Интернет, зашифрованы.
При использовании 1С-Линк сотрудник получает удаленный доступ к конкретным информационным базам 1С, опубликованным для удаленного подключения.
Удобство работы
Отключение неиспользуемой функциональности
Программа обладает широкой функциональностью, однако для организации учета в конкретном учреждении, как правило, нужна не вся функциональность. Чтобы излишние функции, не используемые в учете конкретного учреждения, не загромождали командный интерфейс и формы справочников и документов, их можно отключить.
- учет расчетов и обязательств в иностранных валютах;
- учет по источникам финансового обеспечения (ИФО);
- учет по подразделениям.
Специализированные подсистемы:
- учет многоэтапных работа;
- учет продуктов питания;
- учет расчетов за содержание детей в ДДУ;
- учет расчетов по образовательным услугам;
- учет горюче-смазочных материалов;
- учет имущества казны;
- учет контрактов государственного оборонного заказа.
Гибкая настройка интерфейса пользователем
- включить и отключить необходимые разделы или команды в разделах;
- настроить расположение панелей;
- настроить состав полей в формах списков, справочников, документов.
- Все указанные настройки являются индивидуальными и выполняются персонально для каждого пользователя, они так же могут быть применены и к другому пользователю с помощью копирования настроек.
Вид форм (списков, журналов, документов, элементов справочника) может настраиваться в соответствии с потребностями пользователя. Все неиспользуемые реквизиты и табличные части пользователь может скрыть. Например, в документах поступления или реализации можно настроить отображение колонок количества мест и единицы измерения.
Архив регистров учета
В соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» реализована возможность подписывать электронной подписью регистры бухгалтерского учета — стандартные отчеты, регистры бухгалтерского учета и сохранять подписанные регистры в архиве. Сохраненные регистры учета хранятся в Архиве регистров учета.
Рабочее место «1С-Отчетность»
- наглядный простой интерфейс;
- быстрые отборы по периоду, виду отчета (уведомления), организации;
- наглядное отображение статуса электронного документооборота с контролирующими органами;
- удобный контроль непрочитанных входящих сообщений;
- простой доступ к протоколам информационного обмена.
Заметки и напоминания пользователя
В программе можно создавать и хранить персональные заметки (есть возможность создавать заметки для самого себя). В заметках может помещаться любая информация, для которой не получается подобрать какого-либо более подходящего объекта (справочника, документа) и которая не должна быть доступна другим пользователям. Также можно вводить напоминания, указав время и предмет, по поводу которого в программе в указанное время будет выведен список напоминаний.
Предметом напоминаний могут быть различные списки, документы и другие объекты программы. Например, напоминание можно ввести по конкретному контрагенту или документу, для того чтобы не забыть уточнить или дозаполнить какие-либо данные. Совместно с заметками напоминания хорошо подходят как электронная замена стикеров на краях монитора.
Информационный центр
Информационные ссылки. В нижней части форм документов, справочников, списков и журналов размещены ссылки на связанные статьи информационно-технологического сопровождения «1С:Предприятия ИТС-Бюджет», что позволяет быстро найти нужную информацию.
В каждом разделе программы по команде «Полезная информация» собраны ссылки на статьи ИТС-Бюджет, связанные с конкретным разделом программы.
Новые возможности учета
План счетов
- вспомогательный — используются для служебных операций, например, операций ввода начальных остатков;
- налоговый — используются программой при ведении налогового учета по налогу на прибыль или при применении УСН;
- управленческий — бухгалтер может в пользовательском режиме добавить необходимые счета управленческого учета и настроить автоматическое формирование проводок в типовых операциях. Эти счета не влияют на регламентированный учет и заполнение отчетности.
Учет по подразделениям
Предусмотрена возможность ведения учета по подразделениям только на тех счетах, где это необходимо. Для групповой установки учета по подразделениям можно использовать Помощник. Учет по подразделениям может использоваться, например, для учета затрат при выпуске продукции, оказании услуг различными подразделениями.
Обособленные подразделения
- ведение документооборота с отдельной нумерацией;
- указание в документах реквизитов обособленного подразделения;
- ведение отдельной кассы;
- ведение отдельных планов финансово-хозяйственной деятельности;
- оформление платежных документов по лицевым счетам подразделений в казначействе или банке.
Контроль расходов по обязательствам
- контроль принятия обязательств и денежных обязательств;
- при принятии обязательства осуществляется контроль непревышения суммы принимаемого обязательства над суммой — бюджетных ассигнований (для казенных учреждений), лимитов бюджетных обязательств (для казенных учреждений), статьи плана ФХД (для бюджетных и автономных учреждений), предельных объемов финансирования (для казенных учреждений);
- при формировании расчетно-платежных документов осуществляется контроль непревышения суммы документа над суммой — принятого обязательства и денежного обязательства, бюджетных ассигнований (для казенных учреждений), лимитов бюджетных обязательств (для казенных учреждений), предельных объемов финансирования (для казенных учреждений), статьи плана ФХД (для бюджетных и автономных учреждений).
Расходы будущих периодов
Реализован учет и автоматический расчет сумм списания расходов будущих периодов в бухгалтерском и налоговом учете.
Учет выданных авансов по документам оплаты
Реализована возможность ведения учета выданных поставщикам авансов по документам оплаты. Зачет выданных авансов по документам оплаты может производиться как автоматически, так и вручную. В документах Поступление ОС, Поступление ОС (в пути), Поступление МЗ, Поступление МЗ (в пути), Поступление услуг, работ, Приходный ордер (фондовый), Таможенная декларация по импорту имеются реквизиты для возможности ручного зачета авансов по документам оплаты.
Учет НДС
Автоматическая сверка данных учета НДС. Пользователи могут сверить данные учета НДС с контрагентами в автоматическом режиме с помощью сервиса Сверка данных учета НДС. Данный сервис позволяет запрашивать, получать от контрагентов, передавать контрагентам и сверять данные счетов-фактур, не выходя из программы, все необходимые для этого функции собраны в одном месте.
Реализован сервис для консолидации отчетности по НДС обособленных подразделений и головной организации, ведущих учет в разных информационных базах и не использующих РИБ (распределенные информационные базы). При этом обособленные подразделения могут вести учет в программах «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» как редакции 1.0, так и редакции 2.0.
Регистры налогового учета по налогу на прибыль
- автоматическое отражение в расходах амортизационной премии;
- автоматизирован учет убытков от реализации амортизируемого имущества;
- упрощено сопоставление данных бухгалтерского и налогового учета в отчетах.
Учет ГСМ
Предусмотрено оформление путевых листов на транспортные средства различных видов, рабочих листов на агрегаты, учетных листов на трактора, комбайны и самоходные машины, потребляющие ГСМ, их таксировка и списание ГСМ в соответствии с нормативами.
Путевые листы реализованы согласно унифицированным формам № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Рабочий и учетный листы разработаны на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210) и формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста» соответственно. При этом предусмотрено подключение внешних печатных форм, утвержденных учетной политикой учреждения.
- ввод и хранение информации о полученных учреждением топливных картах;
- закрепление топливных карт за водителями;
- ввод данных о фактах заправки топливными картами;
- получение информации о количестве ГСМ, приобретенных по топливным картам водителями для сверки с данными поставщика ГСМ.
Учет драгоценных металлов и драгоценных камней
Расширен учет драгоценных металлов и драгоценных камней. Программа позволяет вести учет массы драгоценных материалов и камней в разрезе номенклатуры материальных запасов и инвентарных объектов основных средств, а также отражать частичное изменение их наличия в объектах НФА, ломе и отходах.
Предусмотрено формирование инвентаризационной описи драгоценных металлов, по формам ИНВ-8а (ф.031-70-09) и ИНВ-22 (ф.031-70-18). А также формирование акта инвентаризации по формам ИНВ-9 (форма по ОКУД 0317010).
Реализовано заполнение регламентированной статистической отчетности по драгоценным металлам и драгоценным камням: формы 1-ДМ, 2-ДМ (давальческое сырье) и 4-ДМ.
Гибкая настройка и расширенные сервисные возможности
Два режима формирования бухгалтерских записей
В редакции 2.0 предусмотрено два режима формирования бухгалтерских записей (проводок).
1. Проводки формируются одновременно с проведением документа. В целом, этот вариант аналогичен формированию проводок в редакции 1.0. В этом случае, заполнение всех реквизитов и проведение документа производится одним сотрудником, формирование проводок не выделяется в отдельное действие. Типовая операция и дополнительные реквизиты выбираются непосредственно в самом документе. Применяется в небольших и средних организациях, имеющих одного или нескольких бухгалтеров, полностью ответственных как за документооборот, так и за бухгалтерское оформление документов.
2. Проводки формируются отдельно от документа. При этом варианте работы документ имеет несколько стадий жизненного цикла. За каждую стадию в общем случае отвечает отдельный сотрудник. Формирование проводок — отдельное действие. Документ проводится без выбора типовой операции, проводки при этом не формируются. После этого, другой пользователь в отдельной форме устанавливает для документа типовую операцию, заполняет дополнительные реквизиты и формирует проводки. Данный вариант работы применяется в крупных организациях при разделении функций между сотрудниками. Примером может быть централизованная бухгалтерия (ЦБ) — в обслуживаемых учреждениях (удаленный доступ) готовятся первичные документы, а бухгалтерские записи формируются уже в ЦБ.
Настройка типовых операций в пользовательском режиме
- можно изменить существующую операцию — изменить правила формирования проводок, добавить новые проводки и пр.;
- можно создать новую операцию на основе существующей (поставляемой фирмой «1С») или «с нуля»;
- можно отключить неиспользуемые операции;
- предусмотрен экспорт/импорт типовых операций;
- можно настроить права пользователя на использование и (или) редактирование операции.
- возможность автоматизации часто используемых операций, которые не предусмотрены в программе — формирование проводки «одной кнопкой»;
- возможность «тонкой настройки» операций для конкретного учреждения, с сохранением поддержки измененных операций;
- реализация отраслевых, ведомственных требований к учету.
Редактирование типовых операций выполняется в пользовательском режиме без внесения изменений в конфигурацию.
Редактирование макетов печатных форм без программирования
- изменить формат (тип, размер и цвет шрифта, заливку, центрирование, границы);
- изменить расположение полей документа;
- изменить текстовые поля и их расположение.
Администрирование
Версионирование справочников и документов
Для ведения истории изменений (версий) элементов справочников и документов предусмотрено версионирование объектов. История версий позволяет быстро ответить на вопросы: «Кто изменил объект?», «Когда произошли изменения?» и «Что было изменено в объекте?».
Программа позволяет просматривать любую версию объекта или сравнивать любые версии объекта между собой. Благодаря версионированию объектов, можно вернуться к какой-либо предыдущей версии документа или элемента списка, которая была наиболее полной или более правильной, в отличие от последнего состояния.
Автоматическое резервное копирование
Резервное копирование и восстановление информационных баз выполняется из режима «1С:Предприятие 8». Резервное копирование может выполняться в автоматическом режиме.
Расширенная настройка прав доступа
Предусмотрена возможность для каждого пользователя настроить права доступа, позволяющие ограничить его работу только нужными разделами учета. Права доступа настраиваются назначением пользователю профилей групп доступа. Каждому пользователю может быть назначен один или несколько профилей.
В поставку включены типовые профили: администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, кассир, только просмотр, учет образовательных услуг, учет родительской платы и так далее.
При необходимости профили групп доступа можно составить самостоятельно, исходя из принятых в организации правил документооборота и должностных обязанностей сотрудников.
Интеграция и онлайн-сервисы
Интерация с программами «1С:Бюджет муниципального образования 8» и «1С:Бюджет поселения 8»
Включены механизмы обмена данными с программами «1С:Бюджет муниципального образования 8» и «1С:Бюджет поселения 8». Синхронизация данных производится на уровне передаваемой из «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» информации о бухгалтерских операциях (бухгалтерских справок).
При настройке можно указать организации и бухгалтерские счета, по которым будут синхронизироваться данные. Также при настройке можно задать дату, начиная с которой будут синхронизироваться данные.
- обмен файлами через сетевой или локальный каталог, через FTP-ресурс или отправкой выгруженных данных по электронной почте;
- подключение к базе данных корреспондента через Интернет;
- подключение к базе данных корреспондента, работающего в сервисе «1С:Fresh»;
- обмен между базами данных, работающими в сервисе «1С:Fresh».
Синхронизация может производиться по инициативе пользователя или автоматически в соответствии с расписанием, заданным в настройках параметров обмена.
Интеграция с «1С:Документооборот государственного учреждения 8»
- пользователи «1С:Документооборота государственного учреждения 8» смогут работать с данными, полученными из «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» и хранящимися в «1С:Документообороте государственного учреждения 8»;
- пользователи «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» смогут, не запуская «1С:Документооборот государственного учреждения 8», пользоваться его возможностями: помещать файлы в его хранилище, отправлять документы на согласование и согласовывать их, ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение, отправлять документы по электронной почте, вводить отчеты о проделанной работе и так далее.
Подключение к программе эквайринговых терминалов
- оплата платежной картой;
- отмена оплаты платежной картой;
- возврат оплаты платежной картой;
- сверка итогов.
Данные операции автоматически отражаются в бухгалтерском учете.
Онлайн-сервис проверки контрагентов «1С:Контрагент»
- автоматическое заполнение реквизитов контрагентов и организаций по ИНН или наименованию на основе данных из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и получение актуальных сведений из федеральной информационной адресной системы (ФИАС);
- автоматическое заполнение и проверка реквизитов инспекций ФНС и филиалов ФСС и ПФР;
- «Досье контрагента» — отчет со сведениями, полезными для оценки благонадежности контрагентов, в том числе информация о проверках государственными органами;
- вся информация, которую предоставляет сервис «1С:Контрагент», формируется из открытых источников данных, таких как ЕГРЮЛ/ЕГРИП, Росстат (данные о бух. отчетности), Единый реестр проверок и т. д.
